Depuis plus de 10 ans, je propose et dispense des formations (cours particulier, cours collectifs, tutorat) et accompagnements en ligne (animations d’ateliers, réunions…).
J’ai également été amené à suivre différents cours, webinar, conférences à distance et d’autant plus depuis le début de l’année 2020.
En tant qu’intervenant ou faisant parti du public, j’ai pu identifier différents aspects importants pour « surmonter » la distance qu’établissent les outils numériques entre les différents interlocuteurs.
Côté intervenant déjà…
Comment préparer son intervention ?
Plusieurs points vont devoir être pris en compte.
Vous devez identifier en premier lieu :
- la durée précise de votre intervention
- le public cible
- le ou les thèmes abordés
- le ou les modes d’intervention
- les outils
La durée de votre intervention est importante car elle va être le cadre temporel à partir duquel vous allez devoir travailler.
Tenir compte du temps
Ainsi vous devrez anticiper votre intervention, en étant disponible en amont pour pouvoir être à disposition au moins 15mn avant. Ce laps de temps sera important pour vous permettre de vous installer confortablement, gérer vos contenus (supports visuels, exercices et trame de vos propos oraux), les aléas pratiques (éclairage, ambiance calme, fond …) et techniques (position et fonctionnement webcam, captation sonore). Vous pourrez également activer, quand c’est disponible dans l’outil de communication visio que vous utilisez, l’option « salle d’attente ».
Il sera aussi souvent nécessaire de prévoir quelques minutes supplémentaires à l’issue de votre intervention pour la finaliser et laisser votre auditoire dans les meilleures dispositions.
Enfin, il faut tenir compte de la capacité d’attention de votre public.
Prenez le temps de proposer des « respirations » entre vos différentes phases d’exposés. Présentez-les au début de votre intervention, pour permettre à votre auditoire de pouvoir en suivre le déroulé et être plus focalisé et disponible durant vos prises de paroles.
Ainsi, n’excédait pas 20 à 25mn par sujet/point et prenez quelques minutes pour temporiser vos prises de paroles, nuancez votre voix et vos intonations, souriez et évitez à tout prix le monologue monocorde… 🙂
Schéma présentant de manière indicative les variations de l’attention et de l’audience lors d’une intervention en ligne. N’hésitez pas à enregistrer votre intervention et à la proposer, en vidéo et/ou en podcast, quelques temps après pour permettre aux retardataires, inattentif(ve)s, absent(e)s ou abandons de pouvoir la retrouver et en prendre connaissance à leurs propres rythmes.
Prendre en considération votre public
Avant de vous lancer tête baissée sur le thème que vous aller aborder, il est impératif d’en savoir le plus possible sur votre public et ses attentes.
Vous pouvez ainsi envisager un rapide questionnaire par exemple, envoyé quelque temps avant, pour en savoir un peu plus sur leurs motivations de vos contacts pour suivre votre intervention.
Vous identifierez ainsi qu’ils peuvent sembler ne faire qu’un mais qu’en fait ils peuvent avoir des objectifs parfois très différents voir en opposition.
Par exemple, certains souhaiteront une intervention pendant laquelle seul(le) vous serez amené à majoritairement prendre la parole, alors que d’autres, peut être plus à l’aise pour échanger à l’oral, voudront aborder ce thème lors d’une discussion guidée.
Vouloir associer différents publics, et leurs attentes particulières, dans votre intervention pourra être un choix particulièrement délicat. Il sera alors sans doute préférable de proposer deux interventions distinctes.
Connaitre votre auditoire, vous permettra également d’adapter le ton de votre intervention, l’angle de traitement des sujets abordés et la teneur de vos propos. Vous pourrez également vous adapter en simplifiant vos schémas et visualisations.
Circonscrire le thème
La communication via les outils numériques apportent de nombreux avantages mais peuvent aussi faire apparaitre différentes difficultés de d’appréciation et de compréhension pour votre public.
Il convient donc de tenir compte de nombreux points pour définir votre thème :
Le thème est-il connu ?
- totalement ?
- partiellement ?
- pas du tout ?
Concernant les différents sujets qui le composent :
- sont-ils logique par rapport au thème ?
- nécessitent-ils des prérequis ?
- nécessitent-ils une mise en situation ?
Enfin, concernant les exemples que vous apportez :
- sont-ils parfaitement compréhensibles sans équivoque ?
- permettent-ils d’étayer vos propos ?
- nécessitent-ils des explications ?
En précisant exactement votre thème, les différents sujets et les exemples que vous utiliserez, vous pourrez ainsi les adapter très précisément à votre auditoire et favoriser la compréhension de votre intervention par votre public.
Ils pourront également, par eux même à la suite de l’évènement, se référer à vos différents supports mis à disposition (document de présentation, vidéo, podcats) et se remettre précisément en mémoire les différents points abordés.
Quels outils utiliser ?
Afin de favoriser la transmission, compréhension et la mémorisation de votre intervention, vous devez mettre en oeuvre votre discours de manière à le rendre le plus intelligible et accessible possible.
Vous avez donc porté votre choix pour des outils de communication alliant le son à l’image, et permettant le partage de votre écran en parallèle. La plupart sont proposés en mode freemium ou gratuit.
La liste est longue et chaque outil aura ses avantages et ses inconvénients, sera plus ou moins accessible et plébiscité ou non selon l’organisation :
- Zoom, Jitsi Meet, Google Meet, Livestorm, Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoho Meeting, 8X8, join.me, Skype…
Vous devez donc utilisez des outils de communication en prenant en considération les usages de vos auditeurs et les règles à respecter propres à chaque entreprise.
Les bonnes pratiques
Voici quelques unes des règles à suivre :
- Trouvez la bonne distance :
Ni trop proche, ni trop loin… la bonne pratique veut qu’à minima votre tête soit parfaitement visible entièrement et qu’on voit vos épaules. - Placez votre webcam à la bonne hauteur :
Trop basse, en contre-plongée, votre visage sera « aplati » et votre menton un peu trop en avant… - Désaxez-vous légèrement :
Être légèrement décalé à gauche ou à droite de votre écran, rendra votre image plus dynamique. - Regardez derrière vous :
Votre environnement doit être neutre sans pour autant être totalement impersonnel. - Soyez au calme :
Une part importante de votre message va passer par votre micro, il est donc primordial que vous soyez dans un environnement calme, sans bruits parasites. - Ne vous dispersez pas :
Soyez focalisé sur votre auditoire en ligne, ne mixez pas, si possible, les conversations en ligne et à distance, vos publics pourraient avoir de grosses difficultés pour vous comprendre correctement. - Utiliser un casque et un micro dédié ?
Dans un contexte bruyant, ou pour favoriser votre concentration, préférez le casque et le micro dédié dans tous les cas. - Ne portez pas de « Vert » :
Comme au théâtre et dans la marine, vous risqueriez de devenir l’objet d’incrustations d’images en lieu et place de vos vêtements. - Choisissez avec soin vos fonds d’écran :
Ne favorisez pas la perte d’attention de votre public en montrant un espace de travail surchargé, des fonds d’écran mal-a-propos…
Travaillez l’éclairage
Votre webcam capte votre image… mais surtout elle capte de la lumière.
Pour avoir une belle image, faite attention à l’éclairage pour que vous soyez éclairé et non dans la pénombre ou à contre-jour.
Deux sources de lumière de part et d’autre, vous éclaireront parfaitement votre figure et ne créeront pas d’ombres disgracieuses sur votre visage. Préférez, si possible, la lumière du jour à une de vos lampes.
Mais privilégiez le son
Faites des tests en amont avec les microphones à votre disposition.
En cas de problème, privilégiez un casque et un micro distinct afin de ne pas provoquer d’échos ou avoir de problème de résonance (larsen).
Si la captation sonore n’est pas optimisé, vous ne pourrez pas partager le meilleur de votre discours.
En cas de soucis avec la vidéo, votre message pourra néanmoins être compris si le son est bon.
Et prenez les devants !
Si votre public a besoin de certains outils particuliers (logiciels spécifiques, système de visioconférence, webcam et micro fonctionnels, ardoises, papier, crayon….) à utiliser de leur côté lors de votre intervention, surtout annoncez-le lors de l’invitation, rappeler-le la veille et le jour même de l’évènement.
Vous en aurez malheureusement toujours certain(e)s qui auront oublié ou ne se seront pas équipés en conséquence et qui seront les premiers à vous en contacter ou à se plaindre…
Côté public enfin…
Anticipez au maximum l’intervention que vous allez être amené à suivre.
Prenez les devants pour tester l’outil utilisé si vous n’en avez pas l’habitude et prévoyez de vous connecter quelques minutes avant.
S’il vous a été demandé d’avoir à portée de main certains outils, différents documents… préparez-les et ayez de quoi prendre rapidement des notes, à côté de votre ordinateur.
Rien n’est plus rapide et précis qu’une bonne prise de note manuscrite.
Installez-vous confortablement, ayez à portée de main de quoi boire et grignoter si la visioconférence devait durer plus d’une heure, et allumez votre webcam si vous en avez la possibilité. Ce sera plus agréable pour l’intervenant de pouvoir ainsi dialoguer avec vous en voyant vos réactions, plutôt que d’être face à un écran sans visages humains.